Chancelaria

O Código de Direito Canônico determina que em cada Cúria Diocesana deve haver um Chanceler, que atua como notário e secretário da Cúria, cuja principal função é cuidar que os documentos da Cúria sejam redigidos e devidamente conservados no seu arquivo.

Os cânones 482-491 detalham quais as funções e as prerrogativas do Chanceler e dos demais notários (que eventualmente podem atuar na Chancelaria Diocesana).

A Chancelaria da Diocese é responsável por preparar Nomeações, Provisões, Decretos, Atos, Documentos de Ordenações, Documentos Sacerdotais, licenças matrimoniais, e por despachar os atos oficiais do Bispo Diocesano. Nos atos com efeito jurídico-canônico, emanados e assinados pelo Bispo, o Chanceler certifica assinando conjuntamente.

A Chancelaria também é responsável por recolher dados estatísticos das Paróquias, Instituições e Organismos da Igreja Diocesana e transmiti-los à Secretaria de Estado da Santa Sé para compor a Estatística anual da Igreja Católica no mundo, entre outras atribuições.

O Código de Direito Canônico define as funções do chanceler e tudo o que compete a chancelaria da Cúria Diocesana. Em nossa Diocese o chanceler é o Padre Camilo Gonçalves de Lima.

Do chanceler e dos outros notários e dos arquivos

 Cân. 482 — § 1. Em todas as cúrias constitua-se o chanceler cujo múnus principal é cuidar de que sejam redigidos os documentos da cúria e de que eles se guardem no arquivo da mesma.

2. Se parecer necessário, pode ser dado um ajudante ao chanceler, que terá o nome de vice-chanceler.

3. O chanceler e o vice-chanceler são por esse mesmo facto notários e secretários da cúria.

Cân. 483 — § 1. Para todos os atos, ou para os atos judiciais somente, ou para os atos de uma certa causa ou assunto determinado, podem ser constituídos outros notários, além do chanceler, cuja escrita ou assinatura faz pública fé.

2. O chanceler e os notários devem ser de fama íntegra e acima de toda a suspeita; nas causas em que possa estar em questão a fama de um sacerdote, o notário deve ser sacerdote.

Cân. 484 — O ofício dos notários é:

1.° escrever as atas e documentos relativos a decretos, disposições, obrigações e demais coisas para que se requerem os seus serviços;

2.º exarar por escrito com fidelidade os atos que se vão realizando, e subscrevê-los assinalando o lugar, o dia, o mês e o ano;

3.° apresentar, a quem legitimamente os pedir, os atos ou os documentos, guardados no arquivo, observadas as normas devidas, e declarar as suas transcrições conformes com o original.

Cân. 485 — O chanceler e demais notários podem ser removidos do seu ofício livremente pelo Bispo diocesano, mas não pelo Administrador diocesano, a não ser com o consentimento do colégio dos consultores.

Cân. 486 — § 1. Todos os documentos respeitantes à diocese ou às paróquias, devem ser guardados com o maior cuidado.

2. Instale-se em cada cúria, em lugar seguro, o arquivo ou cartório diocesano, onde se guardem, dispostos na ordem devida e diligentemente fechados, os documentos e escrituras relativos aos assuntos diocesanos não só espirituais, mas também temporais.

3. Dos documentos que se encontram no arquivo faça-se um inventário ou catálogo com um breve resumo de cada um.

Cân. 487 — § 1. O arquivo deve estar fechado, e somente tenham chave o Bispo e o chanceler; a ninguém é lícito o acesso a ele, a não ser com licença do Bispo ou simultaneamente do Moderador da cúria e do chanceler.

2. Todos os interessados têm o direito de receber por si ou pelo seu procurador uma cópia autêntica ou fotocópia dos documentos que por natureza são públicos e que pertencem ao estado da sua pessoa.

Cân. 488 — Não é lícito retirar documentos do arquivo, a não ser apenas por breve tempo e com o consentimento do Bispo, ou simultaneamente do Moderador da cúria e do chanceler.

Cân. 489 — § 1. Haja na Cúria diocesana outro arquivo secreto, ou pelos menos no arquivo comum um armário ou cofre absolutamente fechado à chave, que não possa ser removido do lugar, onde se guardem com o maior cuidado os documentos que devem ser conservados sob segredo.

2. Destruam-se todos os anos os documentos de causas criminais em matéria de costumes, cujos réus tiverem morrido ou que tenham terminado com sentença condenatória há dez anos, conservando-se um breve sumário do facto com o texto da sentença definitiva.

Cân. 490 — § 1. Somente o Bispo tenha a chave do arquivo secreto.

2. Vagando a sé, não seja aberto o arquivo ou o armário secreto, a não ser, em caso de necessidade, pelo próprio Administrador diocesano.

3. Não se retirem documentos do arquivo ou do armário secreto.

Cân. 491 — § 1. Procure o Bispo diocesano que se guardem diligentemente também os atos e os documentos dos arquivos das igrejas catedrais, colegiadas, paroquiais e de outras existentes no seu território, e se façam inventários ou catálogos em dois exemplares, um dos quais se guarde no próprio arquivo e o outro no arquivo diocesano.

2. Procure também o Bispo diocesano que haja na diocese um arquivo histórico e que sejam diligentemente guardados e sistematicamente ordenados os documentos com valor histórico.

3. Para poderem ser consultados ou retirados os atos e documentos referidos nos §§ 1 e 2, observem-se as normas estabelecidas pelo Bispo diocesano.